Ochrana osobních údajů

Ochrana údajů
CrefoWhistle je náš systém oznamování. Zaměstnanci, zákazníci, obchodní partneři nebo jiní oznamovatelé mohou pomocí CrefoWhistle nahlásit podezření na porušení zákonů a interních předpisů internímu centru pro oznamování. CrefoWhistle je součástí našeho systému řízení shody s předpisy.

Kdo je odpovědný za zpracování údajů?
Správcem pro zpracování vašich osobních údajů je
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
41460 Neuss
Neuss, Německo
Telefon: +49 2131 109-1089
Fax: +49 2131 109-81089
E-mail: info@creditreform-compliance.de

Jaké údaje se zpracovávají?
Používání CrefoWhistle je dobrovolné. V případě oznámení jsou zpracovávány následující osobní údaje:
a) oznamovatel: jméno (pokud sdělíte svou totožnost), kontaktní údaje (pokud je poskytnete).
b) Osoby, jichž se incidenty týkají: Jméno a příjmení, informace o incidentech a podezřeních na porušení zákona a pravidel.
c) Svědci a/nebo třetí strany uvedené v oznámení (např. zákazníci, dodavatelé, kolegové nebo obchodní partneři): jméno a příjmení, kontaktní údaje

K čemu vaše údaje zpracováváme a na jakém právním základě?
Výše uvedené údaje jsou zpracovávány za účelem odhalování a prevence závažných pochybení a předcházení a obrany proti zvláště drastickým nebo existenčně ohrožujícím právním důsledkům a škodám jak pro naši organizaci (trestní stíhání, nároky na náhradu škody, poškození dobrého jména, opatření dohledu), tak pro naše zaměstnance. Právním základem pro zpracování je právní povinnost (podle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) splnit požadavky směrnice EU o oznamování korupce ze dne 23. října 2019 (EU 2019/1937) a vnitrostátních prováděcích právních předpisů. Kromě toho je zpracování založeno na převažujícím oprávněném zájmu naší organizace (podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), kterým je dosažení výše uvedených účelů.

Kdo přijímá moje údaje?
Platformu provozuje a spravuje společnost Creditreform Compliance Services GmbH (dále jen CCS), která z pověření společnosti Creditreform Compliance Services poskytuje služby Compliance Office. CCS zpracovává údaje o dodržování předpisů za účelem přezkoumání nahlášených incidentů, zahájení a provedení šetření a případného přijetí nápravných opatření. V rámci prověřování, vyšetřování a přijímání nápravných opatření může být nezbytné předat informace o nahlášeném incidentu zaměstnancům jiných oddělení nebo vedení společnosti Creditreform Compliance Services, jiným společnostem Creditreform, externím poradcům (např. právním poradcům) nebo příslušným orgánům. Můžeme být také povinni nahlášený incident oznámit příslušným orgánům a dotčeným osobám.
CrefoWhistle naším jménem provozuje specializovaný poskytovatel softwarových služeb iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz. iComply GmbH je smluvně zavázána zachovávat přísnou důvěrnost a dodržovat veškeré požadavky na ochranu údajů. Provozovatel datového centra nemá přístup k žádným údajům; slouží výhradně k ukládání aplikace a údajů v ní uložených.

Jaká opatření pro zabezpečení dat CrefoWhistle používá?
Osobní údaje a informace zadané do systému CrefoWhistle jsou uloženy v databázi provozované společností iComply GmbH v datovém centru v Německu s certifikací ISO/IEC 27001. Přístup k údajům je možný pouze pro CCS. Společnost iComply GmbH ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zaručeno komplexními technickými a organizačními opatřeními v rámci certifikovaného procesu. Všechna data jsou šifrována a uložena s víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi úzký okruh výslovně oprávněných osob. Komunikace mezi vaším koncovým zařízením a společností CrefoWhistle probíhá prostřednictvím šifrovaného spojení. IP adresa vašeho koncového zařízení se během používání neukládá.

Na jaká práva na ochranu údajů máte nárok?
Máte právo na požádání a bezplatně obdržet informace o osobních údajích, které jsou o vás uchovávány, o jejich původu a příjemcích a o účelu zpracování údajů.
Pokud vaše údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo vznést námitku proti zpracování, pokud existují oprávněné důvody vyplývající z vaší konkrétní situace (právo vznést námitku). Kromě toho máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, právo na výmaz osobních údajů, právo na omezení zpracování osobních údajů a právo na přenositelnost údajů. V případě dalších dotazů týkajících se osobních údajů nás můžete kdykoli kontaktovat na adrese datenschutz@creditreform-compliance.de. V neposlední řadě máte možnost podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů porušuje zákon o ochraně osobních údajů nebo že byla jinak porušena vaše práva na ochranu osobních údajů.

Jak dlouho budou osobní údaje uchovávány?
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro objasnění a konečné rozhodnutí nebo po dobu, po kterou má společnost oprávněný zájem nebo po kterou to vyžaduje zákon. Poté jsou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky. Pokud se zpráva ukáže jako neopodstatněná, bude zpráva a osobní údaje v ní obsažené okamžitě vymazány.